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1、在進入付運工作的過程中，如果發現進出口清單、備案合同、貨物出口通關單與實際裝運之貨物不符時及文件資料有錯誤等，需要及時更改有關資料（例如重量/數量錯誤，則需重新填/更改填報出口清單及重新辦理通關單等）。
2、正常情況下，香港業務運作部收到客方資料Shipment Plan或Shipping Order，為確保出口資料正確無誤，如屬新貨，船務部需通知貨倉先取一箱成品過磅，復測總重量是否跟船務部所填寫之出口集中報關清單資料相符，如有不符，不可放車離廠，須立即通知船務部復核是否需要更改資料。
3、貨倉收到 Shipment Note及出口清單（即出口集中報關貨物申報單）后，在走貨前，出貨人員必須核對實貨與Shipment Note資料是否一致，并核對實貨與《成品檢驗狀態紙》數量是否一致，如有不符，立即聯絡船務部/QC部有關人員查詢，否則不可安排裝柜，直至有關人員復查OK后方可進行裝柜。
4、經貨倉復核及于Shipment Note填寫上有關車輛資料并簽署后，船務部據此開出《發票》給業務運作部董事批準后，由香港業務運作部傳送給客戶、會計部，香港業務運作部會保存底單。
